Mucho se habla de identidad visual e identidad verbal, pero ¿Hay algo que defina mejor a tu empresa que la manera que tiene de hacer las cosas? Piénsalo. En realidad, ese ‘know how’ es lo que te diferencia del resto, mucho más que los colores corporativos y el tono de voz.
¿No te parece?
El problema viene cuando hay que delegar o saltar al mundo online. ¿Cómo conseguir que no se pierda esa esencia que tantas alegrías te ha traído? Añadiendo un workflow a tu estrategia digital.
¿Qué es un workflow?
La traducción literal de la palabra workflow significa flujos de trabajo y se refiere a todas las normas o patrones establecidos por parte de la empresa sobre la manera en que deberán actuar los trabajadores en cada caso hipotético que se puedan encontrar.
Por lo tanto, la creación de un workflow, no es más que poner al alcance de los empleados una automatización de procesos que permite mantener la coherencia y la imagen de marca, ahorrar tiempo en la toma de decisiones y aumentar la productividad.
Ahora vayamos al mundo digital. ¿Y si te dijéramos que a través de un workflow se pueden automatizar las acciones que llevan a los usuarios de una etapa a otra del buyer journey?
Interesante, ¿verdad?
Desde la captación de leads hasta la conversión. Es decir, gracias a la utilización de un workflow, es posible establecer una respuesta u otra de acuerdo al comportamiento de cada usuario.
Por ejemplo, podemos determinar que a todos los usuarios que visiten tu web durante más de 10 segundos les aparezca un Pop Up ofreciendo ayuda a través de un servicio de mensajería instantánea. O que los clientes que hayan comprado determinado producto reciban un correo de up selling al cabo de 15 días.
Como ves, las posibilidades son infinitas El truco está en pensar cómo nos gustaría que nos atendieran en un establecimiento físico y plasmarlo en tu workflow.
Y, dependiendo del objetivo a alcanzar, aplicaremos un tipo u otro de workflow .
Tipos de workflow
Existen diferentes criterios a la hora de desarrollar un workflow, lo que nos lleva a hacer la siguiente clasificación:
- Workflow lineal o de producción: esta es la versión más rígida de las 3 tipologías. Se limita a avanzar de una etapa a la siguiente tal y como está establecido en el workflow sin tener en cuenta los resultados de cada acción.
- Workflow de estado o ad hoc: este tipo de workflow pone el foco en las necesidades de cada momento. Es decir, va avanzando y retrocediendo de acuerdo a las mismas y eso lo convierte en el workflow más flexible de todos.
- Workflow basado en reglas o administrativo: está a medio camino entre los dos anteriores y se suele implementar cuando se trata de tareas simples y repetitivas que toda la plantilla conoce como la captura de datos, la reasignación automática de tareas, etc..
Herramientas para crear workflows de marketing
Lo sabemos, estamos rodeados de herramientas, por eso solo te hablaremos de las que consideramos que son realmente útiles. Así te ahorras el tiempo de tener que buscar y comparar entre unas y otras.
¡Aquí las tienes! Estas son, bajo nuestro punto de vista, las mejores herramientas para hacer un workflow:
Esta herramienta permite generar borradores y copias de boletines con texto e imágenes, crear listas de distribución, realizar envíos de prueba y analizar los resultados obtenidos en cada workflow.
Si buscas una herramienta que te permita desplegar un abanico más amplio de posibilidades durante el desarrollo de tu workflow, esta es una buena opción para ti.
Con esta herramienta podrás diseñar diferentes hojas de ruta para cada producto o servicio, clasificar en secciones los proyectos que incluyan blog en su estrategia y señalar con diferentes niveles de prioridad cada etapa del workflow.
La opción más completa de las tres y la más utilizada por las empresas.
✔ Su software es capaz de detectar oportunidades de venta.
✔ Ofrece información sobre las búsquedas y requerimientos de los clientes.
✔ Utiliza mecanismos personalizados en función de cómo actúe el lead una vez dentro del funnel o embudo de venta.
Mola ¿Eh?
Pero antes de empezar, echa un vistazo al siguiente punto, guapi.
Cómo implementar un workflow paso a paso para tu estrategia digital
Atención, te presentamos el workflow de un workflow. O, dicho de otra manera, los pasos que debes seguir para desarrollarlo:
1. Define a tu buyer persona (si no lo has hecho antes)Si conoces a tu buyer como una madre conoce a su hijo puedes saltarte este paso, si no, echa un vistazo a nuestra guía completa de cómo crear a tu buyer persona y ponte manos a la obra.
2. Establece los objetivos
Conocer el destino te ayudará a marcar el camino que te lleve hasta allí, que no es más que un workflow.
Es decir, si sabes hasta dónde quieres llegar y qué necesitan tus clientes para llegar al final del camino, sabrás qué acciones tomar para conseguirlo.
3. Diseña el mapa del tesoro
Es el momento de establecer todos los pasos que te llevarán hasta tus objetivos.
La manera más fácil de hacerlo es a través de un dibujo o esquema visual que recoja toda la información al respecto: acciones, rutas alternativas, posibles respuestas del cliente…
Todos los escenarios que puedan ocurrir deben estar contemplados en este documento.
4. Valida el sistema
Lanzar un workflow que contenga errores puede dañar en gran medida tu imagen de marca o, incluso, puede derivar en una crisis de reputación.
De ahí la importancia de ponerlo a prueba antes de implementarlo por completo.
El primer paso es comprobar con un usuario ficticio que no haya ningún fallo en el sistema y, después, probar cómo funciona con una pequeña muestra de los usuarios.
Si todo funciona correctamente, el workflow quedará validado y se podrá aplicar al resto de usuarios.
5. Mide los resultados
Llegamos a la analítica. Si estableciste unos objetivos claros, la medición de los resultados será pan comido.
¿Has alcanzado los resultados que querías? Perfecto, eso significa que trazaste el camino correcto. Pero, si no ha sido así, no desesperes. Regresa al paso 3 y busca una ruta alternativa, como hace el GPS cuando encuentra un tramo en obras.
Como habrás podido comprobar, crear tu propio workflow es una buena forma de automatizar los procesos de un embudo de ventas. Así que…
¡Enhorabuena! Ya tienes todas las herramientas y pasos a seguir para crear tu workflow.
¿Cómo? ¿Te has quedado con ganas de más? Pues date un paseíto por nuestro blog, que seguro que encuentras algo interesante. Y para todo lo demás…
