Un buen día, vas tranquilamente andando por la calle, y de repente escuchas sin querer una conversación ajena: “Sí, pues es que en mi empresa estamos usando la metodología ágil”. ¡Y te quedas de un aire! Y no te digo más, si esa persona se refiere al vocablo en cuestión como metodología "agíle" (os juro que lo he escuchado), o suelta un “ayail” (a lo inglés) porque suena más profesional.
Sí, muy bien, todos queremos ser ágiles en el trabajo, pero ¿a qué se refiere?
La metodología ágil como su nombre indica, es un método concebido para hacer las tareas de desarrollo de un proyecto más sencillas, ahorrando tiempo y también dinero.
Inicialmente fue concebido para desarrollar proyectos de software, ya que son proyectos complejos que necesitan de una gran planificación. No obstante es posible usar una metodología ágil para pymes de otros sectores.
En este post te voy a dar un ejemplo de cómo se puede adoptar la metodología ágil en la pyme sin necesidad de ser una empresa de desarrollo de software.
Once upon a time..: el origen de la metodología Ágil
Antes de usar la metodología ágil en tu pyme tienes que tener claras unas nociones básicas de su filosofía.
Ya en el siglo pasado, Toyota usaba algo similar a la metodología agile en sus sistemas de producción de automóviles (¡qué me dices!). Por entonces se fraguó lo que se conoce como Lean Manufacturing, es decir, eliminar las tareas innecesarias y el optimizar el tiempo que todos sabemos que es de ORO y más en los negocios.
Estas técnicas de ahorro de tiempos y costes se fueron trasladando a otros sectores como el de el desarrollo de software. La complejidad de sus proyectos dió lugar a la búsquedas de técnicas para mejorar la planificación, y entregar al cliente los proyectos a tiempo.
Para plasmar esta idea y el camino a seguir, en el año 2001 se reunieron en Utah 17 desarrolladores de primera y dieron forma a su Manifiesto Ágil.
En él se estableció un marco teórico de trabajo con cuatro valores y 12 principios.
¿Y cuáles son estos valores que defiende la Metodología Ágil?
Estos cuatro valores se pueden resumir en las siguientes frases:
Individuos First!:
Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas: los procesos ayudan en la estrategia de la empresa y sirven de guía, no obstante debemos de valorar el talento humano por encima de estos procesos. Ya que frente a un entorno cambiante, necesitamos de la sabiduría humana para adaptar estos procesos.
¡Déjate de papeleos!:
Software (o proyecto) funcionando sobre documentación excesiva: ¿Cuántas veces nos ha pasado que gastamos demasiado tiempo en documentar de forma exhaustiva un proyecto? Intentamos anticiparnos a todos los problemas y eso es imposible. Sí, es correcto un primer prototipo que siente las bases de lo que vamos a hacer, pero no gastes de primeras todas tus fuerzas en detallarlo al milímetro, ya que frente a cambios inesperados trabajaremos dos veces. En ocasiones es muy sano ver cómo se van comportando tus procesos de forma previa y es enriquecedor, ya que genera ideas que a "priori" eran imposibles de concebir.
El cliente ¡uno más del equipo!:
Colaboración con el cliente sobre negociación contractual: El contrato es un marco que define responsabilidades, pero no seamos rígidos e intentemos colaborar con nuestro cliente para llegar a buen puerto.
¡A pies juntillas no por favor!:
Valora más la respuesta ante el cambio que seguir el plan establecido. Anticipación y adaptación son los principios básicos de la gestión ágil frente a la excesiva planificación y control de la gestión tradicional de proyectos para evitar desviaciones sobre el plan.
¿Qué metodología ágil usar en tu PYME?
La metodología ágil en sí es un marco sobre el que se desarrollan las estrategias a seguir para poder gestionar proyectos. Cada empresa elige el método ágil que más le conviene, como puede ser Kanban o Scrum y cada vez más están dejando de lado al sistema tradicional llamado Waterfall o cascada.
El método Waterfall muestra una metodología que provoca tiempos muertos y a su vez que haya departamentos que están de brazos cruzados hasta que llega el proyecto a sus manos. Exige una exhaustiva documentación y hasta que se pone a rodar el proyecto lleva unos cuantos días. Las PYMES se han dado cuenta de que éste método no es el óptimo para sus negocios. Utilizando este método el proyecto se entrega al final de todo el proceso y normalmente son procesos largos. Hablo de meses e incluso años en los que las necesidades cambian, pero el proyecto se mantiene inamovible y cuando se entrega al cliente ya no le sirve.
En contraposición al método Waterfall están los métodos ágiles. En esta metodología el proyecto se divide en unidades mínimas de trabajo, realizables por una única persona, de tal manera que se permita cumplir el objetivo marcado en un periodo de tiempo corto (entre una y cuatro semanas). En la metodología ágil es muy importante que los equipos de trabajo de un proyecto no sean demasiado numerosos, aunque no obstante depende de la tipología de empresa. Lo óptimo sería no tener un equipo de más de 8 personas, puesto que así no pierden la visión de en qué medida su trabajo afecta al proyecto y al trabajo de sus compañeros.
Como veis en esta imagen se pueden solapar tareas. Haceros a la idea de que es como ¡jugar al Tetrix!.
Otra de las razones para adoptar los métodos ágiles en una pyme es que el cliente tenga visibilidad de lo que se va realizando, y así hacerle partícipe del mismo. De esta manera puedes asegurarte de que vas por el buen camino.
Al usar periodos más cortos de producción (sprints de una semana o quince días), podemos valorar las desviaciones que tenemos, podemos ver si al cliente le gusta lo que estamos haciendo y en el caso de que haya algún cambio tendremos margen de maniobra para adaptar nuestra estrategia.
Te muestro un vídeo donde podrás ver las diferencias entre Waterfall y métodos ágiles.
Os acabo de “soltar” un término que puede resultar desconocido, el sprint. El sprint es “la niña bonita” del método ágil, ya que se trata de un periodo corto de tiempo en el que hay que ser capaces de terminar unas tareas que se han definido previamente. Y es corto precisamente porque si nos confundimos, o al cliente no le gusta, nos permite reorientar la estrategia. Generalmente al cliente se le hace partícipe de cómo va el proyecto, así estará tranquilo y disminuirá su incertidumbre sobre la entrega.
Cómo poner en práctica el Método Ágil en tu PYME:
Primero elige qué metodología usar:
Si quieres usar Scrum o Kanban por ejemplo. Dependiendo de cómo quieras llevar tu proyecto así usarás una metodología u otra. Por ejemplo, si tienes una fecha de entrega de proyecto se recomienda usar Scrum, ya que sus sprints no permiten incluir tareas nuevas para no retrasar la entrega. Ojo, las tareas de los sprints se van definiendo cada semana o cada quince días, no me refiero a que se definan desde un inicio todas y sean inamovibles.
Después elige tu herramienta:
Puedes usar diferentes herramientas para implementar un método ágil en tu empresa. Aquí te muestro unas cuantas:
- Jira
- Trello
- Asana
- Leankit
- VersionOne
Existen muchas otras, pero tienes que buscar la que más se ajuste a tus necesidades. En definitiva la herramienta ha de adaptarse a tu trabajo, no al contrario puesto que irías en contra de la propia metodología ágil (sería una paradoja ¿no?)
Define las tareas:
Para llevar un proyecto con una metodología ágil tienes que realizar lo siguiente:
- Lo primero de todo, ten claro los tiempos. Tanto el de entrega del proyecto o producto al cliente, como el tiempo de duración de tu sprint (ya sabes que máximo una o dos semanas). También tienes que definir con qué frecuencia vas a revisar con el cliente el proyecto.
- Determinar las tareas que hay que realizar para llevar a cabo un proyecto.
- Dar un orden de prioridad a las tareas.
- Si una tarea requiere del trabajo de varias personas divídela lo máximo posible. Tu equipo o una persona de tu equipo tiene que ser capaz de empezar y terminar esa tarea sin la ayuda de otra persona o sin el trabajo de otro departamento. De esta forma puede empezar y terminar él mismo la tarea, sin necesidad de tiempos de espera.
- Tienes que ver qué tareas pueden empezar sin haber terminado la siguiente. De esta manera podemos solaparlas y ahorrar tiempo.
- ¡Juguemos a las cartas! ¿Te hace una brisca o eres de poker? Valora las tareas con tu equipo en base a la dificultad de las mismas. ¿Y porqué digo lo de “jugar a las cartas”? porque existen unas cartas de poker estupendísimas para estimar estos proyectos. Generalmente siguen la secuencia Fiboacci para estimar de mejor manera la dificultad que tiene una tarea determinada. Ojo al dato, es importante lo que voy a decir: no hay que valorar las tareas por tiempo de ejecución, sino por dificultad. Este es uno de los fallos que cometen algunos equipos, no obstante tienes que intentar evitarlo. Hacerlo así es dificil, ¡y lo sabemos!
Cómo usar una Metodología Ágil en una empresa de…
...Reformas
Cuando te adentras en el misterioso mundo de las reformas, sabes cuando entras pero hay veces que no sabes en qué momento va a terminar.
Tal y como te he comentado, si eres una empresa de reformas no puedes enviar primero a los obreros para la demolición, luego a los fontaneros, después a los electricistas, a continuación a los de los muebles para tomar medidas y finalmente a los montadores. ¡Así, sin intentar adelantar tareas! Seguro que se me olvidan algunas pero a grandes rasgos son estas.
Después de saber que vas a usar Scrum y por ejemplo la herramienta Trello tienes que definir las tareas que se van a realizar. Es una tarea ardua que irás puliendo poco a poco. Seguramente todas estas tareas sean reutilizables en diferentes proyectos, si bien es cierto no es lo mismo la reforma integral de una vivienda que la de una cocina.
Vamos a suponer que hablamos de una reforma de un piso de 4 habitaciones y dos baños. Lo primero es la demolición de alicatados, muros u otros elementos que sobran en la vivienda y que se quieren renovar. No obstante antes podemos haber enviado a medir las estancias que no vayan a sufrir cambios de estructuras, para poder hacer un diseño de los nuevos muebles y presentar al cliente una propuesta. De esta manera pueden ir adelantando que materiales usar dentro de lo presupuestado y no esperar a que esté toda la demolición para comenzar con ese paso.
Después de esto, hay que continuar con la parte de las instalaciones (tubos, electricidad, conductos de calefacción, agua etc). En ocasiones estas tareas pueden solaparse con algunas de albañilería, sobre todo si hemos desplazado o creado nuevos tabiques.
Todo esto seguro que lo conoces, así que voy al grano: Tiene que haber una persona que se llama el Scrum Master que va a definir estas tareas y decidir en qué sprint se van a hacer. Si se van a realizar ésta semana o la que viene, si lo va a hacer esta persona o la otra. Es muy importante su trabajo, ya que de él va a depender el entregar un proyecto a tiempo.
Si los trabajadores tienen definidas las tareas y saben que tienen que terminarlas en el sprint, podrán planificarse bien el tiempo y no perderlo en pensar cuál es la tarea que pueden hacer cuando terminen.
Todas las tareas que hemos definido hay que subirlas a la herramienta elegida, en este caso Trello, y todas las mañanas los trabajadores verán qué tienen que hacer, o se podrán asignar las mismas si el Scrum Master no lo ha hecho. Habrá una reunión de 15 minuntos de todos los trabajadores de la obra. Cada uno dirá a sus compañeros qué trabajo hizo ayer, qué dificultades se encontró y con qué se va a poner hoy. De esta manera todos sabrán qué está haciendo cada uno, evitarán duplicidades y si alguien conoce la solución a los problemas planteados podrá ayudar en su resolución.
Como ves, en casi todas las empresas donde pudieran llevarse a cabo diferentes tareas a la vez se puede usar una metodología ágil. Anímate a probar, y a implantar en tu PYME las nuevas técnicas organizativas. La tuya ya la conoces…¿por qué no probar con una nueva que te puede dar muchas alegrías?
¿Quieres implantar Scrum en tu empresa? Charlamos 30 minutos.
