No es lo mismo ser que estar. Y tampoco es lo mismo usar IA y tener herramientas de IA integradas en los procesos de tu empresa.
Usar IA es abrir ChatGPT cuando hay que escribir algo. Integrar herramientas de IA es que el CRM de ventas cualifique leads solo, que el equipo de marketing genere borradores directamente desde la plataforma que usa a diario o que los informes de datos se actualicen sin que nadie los toque…
Todo eso son palabras mayores, ¿verdad? La diferencia en tiempo ahorrado y en impacto real es enorme. Pero la mayoría de las empresas se han quedado dormidas en la primera fase… Algunas incluso sin saber que ya tiene parte de la segunda contratada y sin activar.
¿Lo vemos entrando al detalle? ¡Vamos a ello!
Antes de contratar otra herramienta de IA, revisa lo que ya tienes activado
En el 80 % de empresas que auditamos encontramos IA contratada y sin usar. Las plataformas que ya utilizas llevan meses (o años) incorporando funciones de IA. HubSpot, por ejemplo, tiene Breeze. Google Workspace tiene Gemini. Microsoft 365 tiene Copilot. Notion tiene Notion AI.
Y la mayoría de los equipos sigue haciendo manualmente cosas muy tediosas que todas esas IAs podrían hacer por ellos. Así que, antes de pagar por una herramienta nueva, dedica 30 minutos a activar la IA de lo que, seguramente, ya tienes:
¿Lo ves? Probablemente ya tienes más IA de la que crees.
Y si después de activar todo esto todavía hay procesos que no quedan cubiertos, entonces sí tiene sentido mirar herramientas nuevas.
¿Qué herramienta de IA integrar según la función de tu empresa?
La IA no se integra igual en marketing que en ventas o en atención al cliente. Cada función tiene sus propios procesos, sus propios cuellos de botella y sus propias herramientas de referencia. Así que, vamos por partes…
Herramientas de IA para marketing: contenido, SEO y automatización
Como decíamos al principio, no es lo mismo hablar de aplicaciones de IA que hablar de integración de IA en procesos. Eso ya no es un uso puntual. Una cosa es escribir un post con ChatGPT y otra es tener un flujo donde el CRM genera el brief, la herramienta de contenido produce el borrador y el equipo solo revisa y publica.
¡Nada que ver! ¿No crees?
Herramientas de IA para Contenido
Herramientas de IA para SEO
Herramientas de IA para Email y automatización
Herramientas de IA para ventas: prospección, seguimiento y cierre
En ventas, la IA ahorra mucho tiempo en todas esas tareas que alejan al comercial de su principal objetivo… vender. ¿Qué tareas? Por ejemplo actualizar el CRM, preparar resúmenes de llamadas, buscar información del lead antes del contacto...
Si un equipo está dedicando ahora mismo más de 2 horas al día a tareas administrativas de este estilo en lugar de a conversaciones, ¡hay margen de mejora inmediato!
Eso sí, una advertencia antes de entrar en las herramientas… la IA en ventas solo funciona si el CRM está limpio y actualizado. Una herramienta de IA que trabaja sobre datos desordenados genera recomendaciones desordenadas. Por eso, el orden de prioridad es siempre: primero los datos, luego la IA.
Y ahora sí…
Herramientas de IA para atención al cliente: cuándo un chatbot resuelve y cuándo no
Antes de entrar en las distintas herramientas, tienes que responder una pregunta… ¿las consultas que recibes son predecibles y repetibles o requieren criterio humano en cada caso?
Un chatbot de IA bien entrenado con las preguntas frecuentes de la empresa resuelve consultas repetitivas las 24 horas del día.
Si las preguntas son predecibles y las respuestas están bien documentadas, un chatbot tiene todo el sentido del mundo para mejorar la atención al cliente con IA.
Herramientas de IA para análisis de datos: de los informes manuales a las decisiones en tiempo real
El análisis de datos es una de las áreas donde la IA tiene más impacto inmediato.
Y no es porque sustituya al analista. Es porque te devuelve todo ese el tiempo que se suele invertir extrayendo datos, cruzando tablas y generando informes que, seamos sinceros, a estar alturas de la película ya deberían ser automáticos.
¿Cómo elegir herramientas de IA sin desperdiciar presupuesto? El criterio que usamos en Esmartia
¿El error más graves que puedes cometer aquí? Elegir la herramienta más famosa en vez de la que mejor encaja con el proceso que quieres mejorar.
Por eso, nosotros, antes de contratar cualquier herramienta de IA, nos hacemos estas tres preguntas:
- ¿Hay un proceso claro que esta herramienta va a mejorar? No queremos “usar IA en ventas", lo que queremos es que el comercial que dedica 45 minutos al día a actualizar el CRM pueda dedicar ese tiempo a otra cosa porque eso ya lo hace la IA por él.
- ¿La herramienta se integra con lo que ya tenemos? Una herramienta que no se conecta con el CRM, el email o la plataforma de contenidos acaba creando silos. Y los silos acaban siendo herramientas que nadie usa.
- ¿Tenemos los datos mínimos para que funcione? La IA amplifica lo que hay. Y como dice el refrán, “de dónde hay no se puede sacar”.
Por supuesto, todo esto forma parte de una estrategia digital más amplia en la que la IA no es una solución independiente. Lo vemos más bien como una capa que se añade encima de procesos que ya funcionan por si solos (en serio, si los procesos están rotos, la IA no los arregla).
Y ahora, te toca a ti…
Cuéntanos qué procesos quieres mejorar con IA y te decimos qué herramientas tienen sentido para vosotros.
